برای اینکه بتوان نسبت به مزایای نرم افزار حسابداری آگاه شد باید درباره نرم افزار حسابداری اطلاعاتی بدست آورد. امروزه با پیشرفت سریع تکنولوژی و روی کار آمدن دستگاه های هوشمند جدید نرم افزارهای پیش رفته ای تولید می شوند که هر کدام به افراد کمک می کنند تا بتوانند زندگی راحت تری داشته باشند. نرم افزار حسابداری به افراد مختلف و کسب وکارها کمک می کند تا بتوانند امور مالی خود را ثبت نمایند و آن ها را بررسی کنند. مدیریت امور مالی یک کسب وکار کار سختی می باشد و میزان خطای آن بالا است. به همین دلیل است که کسب و کارها نیاز به یک نرم افزار حسابداری دارند تا بتوانند میزان ورود و خروج حساب ها را مشخص کنند. نرم افزار حسابداری به گونه ای طراحی شده است که زمان انجام امور مالی را کاهش می دهد و می تواند کارهای مالی را خیلی آسان و سریع انجام دهد. اگر بخواهیم نرم افزار حسابداری را به صورت کلی تعریف کنیم می توان این طور بیان کرد که این نرم افزارها در واقع ابزارهایی هستند که به کمک آن ها وضعیت مالی شرکت ها بررسی می شود و از طریق آن ها ثبت می گردد.
خدماتی مانند تهیه گزارش، ثبت سفارشات و همچنین موجودی حساب از طریق این نرم افزارها انجام می شود. استفاده درست از یک نرم افزار حسابداری بستگی به میزان مهارت افراد دارد. دلیل این که باید از نرم افزار حسابداری برای انجام امور مالی استفاده کرد این است که از بسیاری از خطاها جلوگیری می کند. مزایای نرم افزار حسابداری خیلی زیاد است. به کمک یک نرم افزار حسابداری می توان کلیه امور مالی یک کسب و کار را کنترل کرد. همچنین برای امور مالی شخصی نیز می توان از این نرم افزارها استفاده کرد. به کمک این نرم افزارها اطلاعات مالی به صورت سازماندهی شده ذخیره می شود و این امکان را به مدیران می دهد تا بتوانند عملکرد مالی خود را مشاهده کنند. مزیت دیگری که درباره نرم افزارهای حسابداری می توان بیان کرد این است که فاکتورها به صورت خودکار ثبت می شوند یعنی این که به مدیران مالی این امکان داده می شود که بتوانند صورت حساب های خود را به صورت اتوماتیک انجام دهند.
مزیت دیگری را که می توان برای نرم افزار حسابداری بیان کرد این است که به راحتی تمام هزینه ها و امور مالی را می توان پیگیری کرد. رسیدها به صورت کامل و درست ثبت می شوند و هزینه هایی را که برای کسب و کار استفاده می شود قابل پیگیری است. این نرم افزارها کمک می کنند تا داده های زیاد امور مالی را به راحتی ثبت نمود و می توان به کمک آن ها عملکردها و امور مالی را براحتی تجزیه تحلیل نمود و اطلاعات را گزارش گیری کرد. برای کسب و کارهایی که یک محصولات زیادی را به فروش می رسانند یک نرم افزار حسابداری می تواند موجودی انبار را به خوبی مدیریت کند و گزارشاتی را درباره آن ارسال نماید. نکته مثبتی که درباره نرم افزار حسابداری وجود دارد که دسترسی به آن ها آسان است و در هر ساعتی از شبانه روز می توان به آن دسترسی داشت.
یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی دارد
داشتن یک سری از ویژگی ها برای نرم افزار حسابداری لازم و ضروری است. یک نرم افزار حسابداری خوب باید بتواند گزارش های مالی را به صورت دقیق و کاربردی ارائه دهد. این ویژگی به برنامه ریزی مالی و همچنین ارائه گزارشات کمک زیادی می کند. ویژگی دیگری که درباره این نرم افزارها می توان بیان کرد این است که به صورت یکپارچه طراحی شده باشد و بتواند امور مالی و حسابداری یک شرکت را به راحتی برنامه ریزی نماید. یکی از ویژگی های مهم و حیاتی نرم افزار حسابداری این است که با قوانین مالیاتی داخل کشور کاملاً سازگار باشد و بر اساس الگوهای حسابداری و قوانین بیمه ای برنامه ریزی شده باشد و هر سال نسخه های جدیدی از آن ارائه شود. امنیت بالا یکی از ویژگی هایی است که صاحبان کسب وکار خیلی به آن توجه می کنند. اطلاعات مالی یک شرکت و یا یک سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به همین دلیل می باشد که باید دارای امنیت بالایی باشد. علاوه براین سرعت پردازش بالا نیز از ویژگی های دیگر یک نرم افزار حسابداری خوب است. انجام محاسبات با سرعت و دقت بالا برای مدیران اهمیت زیادی دارد.
انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری
همان طوری که گفته شد این روزها نرم افزارهای حسابداری زیادی طراحی شده اند که هر کدام عملکرد و ویژگی خاص خود را دارند. به صورت کاربردی نرم افزارهای حسابداری به چندین بخش اصلی تقسیم می شوند. نرم افزارهایی که به صورت عمومی هستند و کارهای پرکاربرد مالی را محاسبه می نمایند. نرم افزارهای حسابداری که به صورت اختصاصی و حرفه ای امور مالی را محاسبه می کنند و گروهی دیگر نرم افزارهایی هستند که برای سازمان ها مثل: سازمان مالیات و بیمه طراحی شده اند. نرم افزارهای حسابداری تخصصی نیز می باشند که به صورت اختصاصی برای شرکت های خاص طراحی شده اند. بیشتر نرم افزارهای حسابداری قادر به انجام محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت و کنترل اجناس و همچنین دارایی های ثابت هستند.
نرم افزارهایی که برای شرکت ها استفاده می شود این قابلیت را دارند که بتوانند بهای تمام شده کالاها را حساب کنند و همچنین سهام شرکت را مدیریت نمایند. علاوه براین بودجه و اعتبارات شرکت را مشخص کنند. برای اینکه بتوان به صورت درست و حرفه ای با یک نرم افزار حسابداری کارکرد باید الگوهای فروش را مشخص نمود و آن ها را تحلیل کرد. همچنین اعتبارات و بودجه بندی سازمان و یا شرکت را کاملاً پیش بینی کرد و هزینه های شرکت را ثبت نمود. داشتن اطلاعات کافی درباره نرم افزارها به افراد کمک می کند تا بتوانند بهترین نرم افزار را انتخاب کنند. همچنین با توجه به کارایی بالای آن ها امور مالی و حسابداری خود را انجام دهند. نرم افزارهای مالی در چند سال اخیر پیشرفت زیادی کردند. برای شروع یک کسب و کار داشتن یک نرم افزار خوب برای انجام امور مالی لازم و ضروری است.