پیام یار فرآیند | حسابداری متصل به واتساپ

توضیحات

در دنیای پرشتاب امروز، سازمان‌ها به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری، بهبود ارتباطات و ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود هستند. در این راستا، تحول دیجیتال به عنوان یک ضرورت مطرح می‌شود و سازمان‌ها را ملزم به بازنگری در فرآیندهای سنتی و استفاده از فناوری‌های نوین می‌سازد. "پیام یار فرآیند" با بهره‌گیری از ظرفیت‌های گسترده پیام‌رسان محبوب واتساپ، راهکاری نوین برای تحول دیجیتال در ارتباطات سازمانی ارائه می‌دهد. این رویکرد نه تنها ارتباطات را تسهیل می‌کند، بلکه با اتوماسیون فرآیندها، موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه، و افزایش رضایت ذینفعان می‌گردد.

پیام یار فرآیند چیست؟

پیام یار فرآیند، در واقع استفاده از پتانسیل‌های واتس‌اپ به عنوان ابزاری قدرتمند برای اتوماسیون فرآیندهای حسابداری مالی سازمان‌ها است. این مفهوم فراتر از ارسال ساده پیام‌های متنی است و شامل یکپارچه‌سازی واتس‌اپ با سیستم‌های حسابداری سازمان، تعریف گردش‌های کاری خودکار و ارائه خدمات تعاملی حسابداری به کاربران می‌شود. برخلاف روش‌های سنتی مانند پیامک که محدودیت‌هایی در ارسال اطلاعات چندرسانه‌ای دارند، پیام یار فرآیند امکان ارسال و دریافت انواع داده‌ها از جمله متن، تصویر، ویدئو، فایل و... را فراهم می‌کند. این تنوع در فرمت‌های قابل تبادل، غنای بیشتری به ارتباطات بخشیده و امکان ارائه اطلاعات جامع‌تر و جذاب‌تر را فراهم می‌سازد.

کاربردهای کلیدی پیام یار فرآیند:

پیام یار فرآیند قابلیت هایی کلیدی را به مشتریان ارائه میکند. این قابلیت های کلیدی و راهبردی باعث شده بسیار از فرآیندهای مالی شما تسریع و سازماندهی پیدا کنند.

• ارسال اطلاعات چندرسانه‌ای به جای پیامک‌های ساده متنی: پیامک‌ها به دلیل محدودیت کاراکتر و عدم امکان ارسال محتوای چندرسانه‌ای، اغلب فاقد جذابیت لازم برای جذب مخاطب هستند. در مقابل، پیام یار فرآیند امکان ارسال پیام‌های غنی شامل تصاویر، ویدئوها، فایل‌های صوتی و حتی لینک‌های تعاملی را فراهم می‌کند. این امر باعث می‌شود تا اطلاعات به شکلی جذاب‌تر و موثرتر به مشتریان منتقل شود و تعامل آن‌ها با سازمان افزایش یابد. به عنوان مثال، یک شرکت گردشگری می‌تواند به جای ارسال یک پیامک ساده برای تایید رزرو هتل، یک کارت پستال دیجیتال زیبا به همراه اطلاعات کامل هتل، موقعیت جغرافیایی آن روی نقشه و پیشنهاداتی برای گشت و گذار در شهر مقصد را برای مشتری ارسال کند.

• ارسال آنی مانده و گردش حساب: در سیستم‌های بانکداری سنتی، مشتریان برای اطلاع از مانده و گردش حساب خود مجبور به مراجعه حضوری به شعبه یا استفاده از روش‌های زمان‌بر مانند تماس تلفنی هستند. پیام یار فرآیند این امکان را فراهم می‌کند تا مشتریان بتوانند به صورت آنی و از طریق یک پیام ساده در واتس‌اپ، اطلاعات حساب خود را دریافت کنند. این امر نه تنها در زمان مشتریان صرفه‌جویی می‌کند، بلکه به کاهش بار کاری کارکنان بانک نیز کمک می‌کند.

• ارسال فاکتور و پیش‌فاکتور به همراه تصاویر کالا: ارسال فاکتورها و پیش‌فاکتورها به صورت سنتی، علاوه بر هزینه چاپ و ارسال، احتمال گم شدن یا فراموش شدن آن‌ها توسط مشتریان را نیز افزایش می‌دهد. پیام یار فرآیند امکان ارسال نسخه‌های دیجیتال این اسناد به همراه تصاویر کالا را فراهم می‌کند. این امر باعث شفافیت بیشتر در فرآیند خرید و فروش، کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت انجام معاملات می‌شود.

• اطلاع‌رسانی وضعیت ارسال محموله و محصولات خریداری شده: مشتریان همواره تمایل دارند از وضعیت سفارش خود مطلع باشند. پیام یار فرآیند با ارائه امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت ارسال محموله، این نیاز را برآورده می‌سازد. به این ترتیب که مشتری می‌تواند با ارسال یک پیام ساده به سیستم، از آخرین وضعیت سفارش خود (مانند تایید سفارش، آماده‌سازی برای ارسال، تحویل به پست و...) مطلع شود. این امر باعث افزایش اعتماد مشتریان و کاهش تماس‌های تلفنی با واحد پشتیبانی می‌شود.

• ارائه راهنماهای چندرسانه‌ای برای استفاده از محصولات و خدمات: بسیاری از مشتریان برای استفاده از محصولات و خدمات جدید، نیاز به راهنمایی دارند. پیام یار فرآیند امکان ارائه راهنماهای چندرسانه‌ای شامل متن، تصویر، ویدئو و فایل‌های صوتی را فراهم می‌کند. این امر باعث می‌شود تا مشتریان بتوانند به راحتی و در هر زمان، به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند و از پشتیبانی موثرتری برخوردار شوند. برای مثال، یک شرکت تولید کننده لوازم خانگی می‌تواند ویدئوهای آموزشی نحوه نصب و راه‌اندازی محصولات خود را از طریق پیام یار فرآیند برای مشتریان ارسال کند.

• دریافت اطلاعات از مشتری (مانند کد ملی، شماره فاکتور و...) و ارائه پاسخ‌های خودکار (مانند مانده حساب، وضعیت ارسال و...): یکی از ویژگی‌های کلیدی پیام یار فرآیند، امکان تعامل دوطرفه با مشتریان است. این سیستم می‌تواند به گونه‌ای طراحی شود که به صورت خودکار به درخواست‌های مشتریان پاسخ دهد. به عنوان مثال، مشتری می‌تواند با ارسال کد ملی خود، مانده حسابش را دریافت کند یا با ارسال شماره فاکتور، از وضعیت ارسال آن مطلع شود. این قابلیت، سرعت پاسخگویی به مشتریان را به میزان قابل توجهی افزایش داده و نیاز به دخالت انسانی را کاهش می‌دهد.

• ارتباطات درون سازمانی:

  • اطلاع‌رسانی‌های داخلی به صورت چندرسانه‌ای برای افزایش جذابیت و اثربخشی: اطلاع‌رسانی‌های داخلی سازمان، اغلب به دلیل استفاده از روش‌های سنتی مانند ایمیل و اطلاعیه‌های کاغذی، با بی‌توجهی کارکنان مواجه می‌شوند. پیام یار فرآیند با ارائه امکان ارسال پیام‌های چندرسانه‌ای، این مشکل را حل می‌کند. به عنوان مثال، واحد منابع انسانی می‌تواند به جای ارسال یک ایمیل طولانی برای اطلاع‌رسانی در مورد تغییرات جدید در قوانین شرکت، یک ویدئوی کوتاه و جذاب با حضور مدیرعامل را از طریق پیام یار فرآیند برای کارکنان ارسال کند.

  • ارسال فیش حقوقی به پرسنل: ارسال الکترونیکی فیش‌های حقوقی از طریق پیام یار فرآیند، علاوه بر کاهش هزینه‌های چاپ و توزیع، دسترسی آسان و محرمانه کارکنان به اطلاعات حقوقی خود را فراهم می‌کند.

  • یادآوری سررسید چک‌ها به مدیران و مشتریان: پیام یار فرآیند می‌تواند به صورت خودکار، سررسید چک‌های دریافتی و پرداختی را به مدیران و مشتریان یادآوری کند. این امر به مدیریت بهتر جریان نقدینگی و جلوگیری از بروز مشکلات ناشی از فراموشی کمک می‌کند.

  • ارسال گزارش موجودی و کسری کالا به مدیران: مدیران برای تصمیم‌گیری‌های به موقع، نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات دقیق در مورد وضعیت موجودی کالا در انبار دارند. پیام یار فرآیند می‌تواند به صورت دوره‌ای یا در صورت بروز کسری، گزارش‌های مربوطه را به صورت خودکار برای آن‌ها ارسال کند.

  • پیگیری فرآیند واردات محصول و اطلاع‌رسانی به مدیران: در شرکت‌های وارداتی، پیگیری مراحل مختلف فرآیند واردات از اهمیت بالایی برخوردار است. پیام یار فرآیند می‌تواند با ارائه امکان دریافت اطلاعات از گمرک و سایر سازمان‌های مرتبط، مدیران را به صورت لحظه‌ای از وضعیت محموله‌های وارداتی مطلع سازد.

• سایر کاربردها:

  • امکان دریافت امضای الکترونیک: پیام یار فرآیند می‌تواند برای دریافت امضای الکترونیک از مشتریان یا کارکنان مورد استفاده قرار گیرد. این امر فرآیندهای اداری را تسریع کرده و نیاز به تبادل فیزیکی اسناد را از بین می‌برد.

  • و بسیاری کاربردهای سفارشی دیگر بر اساس نیازهای خاص هر سازمان: پیام یار فرآیند، به دلیل انعطاف‌پذیری بالا، قابلیت انطباق با نیازهای خاص هر سازمان را دارد. سازمان‌ها می‌توانند با تعریف گردش‌های کاری سفارشی، از این سیستم برای اتوماسیون طیف گسترده‌ای از فرآیندهای ارتباطی خود استفاده کنند.

مزایای استفاده از پیام یار فرآیند:

• افزایش سرعت و دقت: اتوماسیون فرآیندها باعث کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت تبادل اطلاعات می‌شود. به عنوان مثال، ارسال خودکار پاسخ به درخواست‌های متداول مشتریان، نه تنها زمان پاسخگویی را به حداقل می‌رساند، بلکه از بروز اشتباهات ناشی از ورود دستی اطلاعات نیز جلوگیری می‌کند.

• کاهش هزینه‌ها: استفاده از واتس‌اپ به جای روش‌های پرهزینه مانند ارسال پستی، تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد. به عنوان نمونه، یک شرکت بیمه با استفاده از پیام یار فرآیند برای ارسال الکترونیکی بیمه‌نامه‌ها و دریافت خسارت، می‌تواند در هزینه‌های چاپ، ارسال و نیروی انسانی صرفه‌جویی کند.

• بهبود تجربه مشتری: ارائه خدمات سریع، آسان و جذاب از طریق واتس‌اپ، رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد. مشتریان امروزی انتظار دارند بتوانند در هر زمان و از طریق کانال ارتباطی مورد علاقه خود، با سازمان‌ها تعامل داشته باشند. پیام یار فرآیند با فراهم کردن این امکان، تجربه کاربری بهتری را برای آن‌ها رقم می‌زند و وفاداری آن‌ها را افزایش می‌دهد.

• افزایش بهره‌وری: با خودکارسازی امور تکراری و زمان‌بر، کارکنان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر و پیچیده‌تر تمرکز کنند. این امر باعث افزایش بهره‌وری کلی سازمان و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. برای مثال، واحد فروش یک شرکت با استفاده از پیام یار فرآیند برای ارسال خودکار پیش‌فاکتورها و پیگیری وضعیت سفارشات، می‌تواند زمان بیشتری را به برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه و افزایش فروش اختصاص دهد.

• دسترسی آسان: واتس‌اپ بر روی اکثر گوشی‌های هوشمند در دسترس است و نیاز به آموزش پیچیده‌ای ندارد. این امر باعث می‌شود تا استفاده از پیام یار فرآیند برای مشتریان و کارکنان آسان باشد و نیاز به سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌های جدید یا آموزش‌های گسترده نباشد.

نتیجه گیری:

پیام یار فرآیند، با بهره‌گیری از امکانات گسترده و کاربردی واتس‌اپ، فرصتی بی‌نظیر برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا ارتباطات خود را متحول کرده، فرآیندها را بهبود بخشند و خدمات بهتری به مشتریان و کارکنان خود ارائه دهند. این رویکرد نوآورانه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در عصر دیجیتال، چابک‌تر، کارآمدتر و رقابتی‌تر عمل کنند و به موفقیت‌های بیشتری دست یابند. با توجه به روند رو به رشد استفاده از پیام‌رسان‌ها در بین مردم، پیام یار فرآیند به یکی از ابزارهای ضروری و پیشرو برای سازمان‌ شما میشود

امکانات :

ویژگی های پیام یار فرآیند در یک نگاه:

1. امکان ارسال اطلاعات به صورت چند رسانه ای بر خلاف پیامک: برخلاف پیامک‌های محدود، حالا می‌تونید اطلاعات حساب، فاکتورها و پیام‌های مالی رو با عکس یا فایل PDF برای مشتری ارسال شود.

2. امکان ارسال مانده حساب مشتری: پیام‌یار فرآیند، به‌صورت خودکار مانده حساب هر مشتری را ارسال می‌کند؛ شفاف، دقیق و بی‌دردسر.

3. امکان ارسال گردش حساب مشتری: با پیام‌یار فرآیند، گردش حساب مشتریان به‌صورت دقیق و زمان‌بندی‌شده از طریق واتساپ ارسال می‌گردد.

4. امکان ارسال فاکتور مشتری: فاکتورهای صادرشده بدون نیاز به چاپ، به‌صورت مستقیم و دیجیتال برای مشتری ارسال می‌شود؛ سریع، مطمئن و قابل پیگیری.

5. امکان ارسال تصویر کالا همراه با پیش فاکتور: جهت سهولت در فرآیند فروش، تصویر محصول به‌همراه پیش‌فاکتور رسمی از طریق واتساپ ارسال می‌گردد تا مشتری دید بهتری نسبت به خرید خود داشته باشد.

6. امکان اطلاع رسانی به مشتری برای ارسال محموله و یا محصول خریداری شده: پس از ثبت سفارش، اطلاعات مربوط به ارسال محموله یا کالای خریداری‌شده به‌صورت خودکار برای مشتری ارسال می‌گردد.

7. امکان اطلاع رسانی همراه با فرآیند و تصویر(چند رسانه ای ) برای مشتری: امکان ارسال پیام‌های اطلاع‌رسانی به‌همراه تصویر، فایل یا توضیحات مراحل مختلف فرآیند خرید، برای افزایش شفافیت و بهبود تجربه مشتری فراهم است.

8. اطلاع رسانی برای کاربر برای امضای الکترونیک: پیام‌یار فرآیند، امکان اطلاع‌رسانی دقیق و سریع به کاربران جهت انجام امضای الکترونیک را فراهم می‌سازد؛ تسهیل فرآیندهای اداری، سازمانی با رویکردی دیجیتال و مدرن.

9. اطلاع رسانی داخلی کاربران در نرم افزار(چند رسانه ای): امکان ارسال پیام‌های متنی، صوتی یا تصویری بین کاربران سیستم جهت افزایش هماهنگی داخلی و تسریع امور اداری فراهم شده است.

10. امکان دریافت اطلاعات از مشتری و ارسال اطلاعات برای آن: مشتریان می‌توانند با ارسال کد ملی یا شماره فاکتور از طریق واتساپ، به‌صورت خودکار مانده حساب، وضعیت فاکتور یا جزئیات موردنظر را دریافت نمایند.

11. امکان ارسال فیش حقوق برای پرسنل: فیش حقوقی کارکنان به‌صورت محرمانه و دیجیتال از طریق واتساپ ارسال می‌شود، بدون نیاز به چاپ یا مراجعه حضوری.

12. امکان یادآوری سررسید چکها به مدیران و مشتری: سیستم به‌صورت خودکار سررسید چک‌ها را به ذی‌نفعان اعلام کرده و از بروز تأخیرهای مالی جلوگیری می‌نماید.

13. امکان ارسال موجودی و کسری کالا در انبار برای مدیران: مدیران می‌توانند به‌صورت روزانه یا موردی، گزارش‌های موجودی و کمبودهای کالا را از طریق واتساپ دریافت کنند و تصمیمات تأمین را سریع‌تر اتخاذ نمایند.

14. امکان پیگیری واردات محصول و اطلاع به مدیر: وضعیت واردات کالا و مراحل مختلف آن به‌صورت دوره‌ای به مدیران اطلاع داده می‌شود تا کنترل کامل بر فرآیند تأمین کالا داشته باشند.

گزارشات :