مزیت استقرار نرم افزار برآیند
سادگی در اسقرار تمامی بخشهای سازمان و چابکی و سرعت در نتیجه گیری مدیران ازنرم افزار
تفاوت استقرار نرم افزار با آموزش نرم افزار
همیشه در موقع خرید نرم افزار این سوال وجود دارد که چه تفاوتی بین آموزش نرم افزار با استقرار نرم افزار وجود دارد.
برای شفاف تر شدن دو موضوع بسیار مهم ابتدا یک شرح مختصری برای دو واژه استقرار و آموزش در نرم افزار ارائه میشود : (فرض داریم یک صاحب سرمایه یک نرم افزار انبار را خریداری کرده است)
آموزش نرم افزار:
o در آموزش نرم افزار توضیح داده میشود :
- که فرآیند در نرم افزار چگونه تعریف میشود.
- در موقع تعریف فرآیند چه موردی را باید در نظر بگیرید که در نرم افزار تعریف شده است
- هر کاربر بر حسب وظیفه و تعریف چارت سازمانی باید دسترسی های خود را داشته باشد
- در کدام بخش فرآیند باید سندهای مالی ثبت شود
- در کدام بخش فرآیند باید سندهای انبار (حواله یا رسید) باید ثبت شود.
- ارتباط انبار با فاکتور ها چیست؟
- نحوه ثبت , ویرایش و حذف هر سند چگونه است.
- نحوه چاپ از اسناد انبار چگونه است
- گزارشات مربوط به بخش انبار را باید چگونه تهیه کرد.
- چه نوع امضای الکترونیکی برای سندها با چه ویژگی تعریف گردد.
o موارد ذکر شده بخشی از آموزش نرم افزار است که باید به کاربران ارائه گردد.
استقرار نرم افزار :
o در استقرار یک نرم افزار موارد زیر مطرح میشود:
- این فرآیند که باید در بخشهای مختلف سازمان تعریف شود در هر بخش چگونه تعریف کنیم .به کاربر و راهبر نرم افزار کمک میشود که فرآیندها را درست تعریف کند یعنی اگر دو بخش یک سازمان مانند هم حواله انبار دارند آیا باید دو فرآیند برای آنها تعریف گردد یا هر کدام فرآیند مجزا داشته باشند
- در تعریف قابلیتهای فرآیند برای کنترل موجودی و ارتباط کالا با حواله و رسید انبار باید به چه موردی توجه کرد.
- در تعریف کاربر و ایجاد دسترسی برای کاربر راهنمایی میشود و بعد از شناخت وظیفه کاربر دقیقا دسترسی های درست به کاربر داده میشود.(با کمترین ریسک برای سازمان)
- در نحوه ثبت سندهای مالی با استفاده از مشاورین با تجربه بهترین راهنمایی ها انجام میشود در صورت لزوم کدهای حسابداری مورد بازبینی قرار میگیرد تا بتوانیم بهترین گزارشات مالی را از نرم افزار داشته باشیم.
- در صدور سندهای انبار آیا به صورت هوشمند باشد یا کاربر ثبت کند چه نوع ارتباطی بین کالا و صفات کالا وجود داشته باشد,آیا درخت محصول نیاز است در بین فرآیندها تعریف گردد,آیا نیاز است قیمت گذاری مدل خاصی انجام شود
- صدور فاکتور خرید یا فروش در کدام مرحله فرآیند باید انجام شود و چه نوع ثبتی داشته باشد.
- تحلیل گزارشها برای ارائه به مدیران ارشد سازمان چگونه است و از کدام گزارش باید استفاده شود و گزارشات در سطح هوش تجاری (Business Intelligence) چگونه مورد استفاده قرار گیرد.
موارد مطرح شده در خصوص آموزش و استقرار دقیقا روشن میکند که چرا یک سازمان نیاز دارد حتما استقرار را داشته باشد.حتی میتوان گفت اگر یک نرم افزار استقرار خوبی داشته باشد تضمینی برای استفاده بهینه از قابلیتهای نرم افزار خواهد بود و احتمال شکست در پروژهای نرم افزاری با یک استقرار درست با یک تیم کاملا حرفه ای کاملا از بین میرود.
زمانی که یک سازمان قرارداد اسقرار در کنار خرید نرم افزار انجام میدهد هوشمندانه ترین تصمیم را میگیرد چراکه دقیقا تمامی بخش های سازمان خود ار مورد ارزیابی مجدد قرار میدهد از روشهای نوین و هوشمند در ارتباط بین سیستم های آگاهی پیدا میکند,آرامش بیشتری در سازمان حکفرما میشود چراکه دقیقا نرم افزار کنترل میکند کدام کارها در سازمان انجام شده یا انجام نشده است.
وقتی یک سازمان استقرار دارد به نوعی کلیه مسئولیت را به عهده تیم نرم افزار می اندازد و این تیم حرفه ای نرم افزار است که باید سازمان را درست تحلیل کند و فرآیند مناسب را طراحی نماید تا بتوان بهترین نتیجه را دریافت کرد.
