سامانه BPMS چیست
سامانه BPMS یکی از پراستفاده ترین ابزارها در شرکت‌ها و سازمآن های مختلف است که کارهایی که آن ها می‌خواهند انجام دهند تا به اهداف مشخصی دست پیدا کند با استفاده از این ابزار صورت می‌گیرد. امروزه نرم افزار های مختلفی وجود دارند که هر کدام از آن ها یک کارکرد و تأثیر را روی ماشین و بر روی برنامه‌های دیگر پیاده سازی می کند اما چه ابزارهایی برای آن ها استفاده می‌شود.
چطور می‌توان به اهداف مختلف دست پیدا کرد و سیستم مدیریت چه کارکردی را دارد؟ پیش از آن که بخواهیم یک مثال به شما بزنیم تا با مفهوم سامانه BPMS آشنا شوید.
باید بدانید که احتمالاً برای شما یک اتفاقی رخ داده است که مجبور شدید به دکتر مراجعه کنید و با مراحل مختلفی مثل پذیرش بستری و ایستادن در صف انتظار یا موارد دیگر دست‌وپنجه نرم کنید که این فرایندها عمومی زمان گیر و حوصله سربر است و افراد نمی‌توانند آن ها را تحمل کند و همه آن‌چه که به شما نشان دادیم به این دلیل است که برای آن ها نرم افزاری استفاده نشده است و تا بتواند فرایندهای دسترسی و انجام کارهای مختلف را هماهنگ کند.
در این زمان سامانه BPMS به میان می‌آید؛ فرایندهای کسب‌وکار که مجموعه کارهای تکرار شونده به شمار می‌رود تا یک سازمان بتواند به آن‌چه که می‌خواهد دست پیدا کند را با بهره گرفتن از این نرم افزار ها می‌تواند منظم ببخشد و آن ها را ارزیابی کند.
در واقع سامانه BPMS دست به دست هم می‌دهند تا شما بتوانید موارد و فرآیندهای کسب و کارتان را به‌درستی مدیریت کنید و تغییرات لازم را در آن ها پیاده‌سازی نمایید.
نگاهی به سامانه BPMS
اما خود سامانه BPMS یعنی چه نرم افزار سامانه BPMS و سامانه مثل یک ابزار اتوماسیون محسوب می‌شود که این ابزار کمک می‌کند تا فرآیندهای هرروز را بررسی کرده و موارد مختلف در آن را شناسایی نمایید و هزینه‌های مجموعه‌ها را بررسی کرده و فرایندهای روتین را کامل کنید و از افرادی که در این کارها درگیر هستند اطمینان به دست آورده و نهایت بهره‌وری را داشته باشید.
در واقع این سامانه برای اجرا و پیگیری انجام تغییرات بررسی اطلاعات در فرایندهای گوناگون به کار می‌رود؛ در واقع سامانه BPMS مثل یک سیستم است که شما می‌توانید با استفاده کردن از آن ها کارهای مختلف تان را هماهنگ کنیم فرآیندهای کسب و کار یک سری کارهایی هستند که باید توسط تیم مشخص شده یا اجرا گردد.
این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها را دارند که باعث می شود چطور شما می‌توانید به هدفی که می‌خواهید دسترسی داشته باشید به عنوان مثال از بسته‌بندی برای ارسال محصول گرفته تا گذاشتن آن در انبار از این نرم افزار می‌توان استفاده کرد سامانه BPMS در واقع وسیله ابزار یا هر عامل دیگری محسوب می‌شود که در انجام این کارها به شما کمک زیادی می‌کند و باعث می‌شود تا شما در کمترین زمان ممکن به نتایج خوبی برسیم و تعداد زیادی کاغذ عوامل مختلف و فرایندهای نامحسوس را از آن هضم می‌کند و کمک می‌کند تا هزینه‌های شما منسجم‌تر کاهش پیدا کند.
همین‌طور نیاز نباشد تا از عوامل بیهوده استفاده کنیم به‌عنوان مثال کاغذبازی‌ها توده هایی از اسناد و کاغذهایی را که در کسب و کار شما وجود دارد را حذف می‌کند و سبب می شود تا اتلاف وقت شما هم گرفته شده و دیگر نیازی نباشد تا برای مدیریت بخواهید کارهای پیچیده را انجام دهید.
چرا باید از سامانه BPMS استفاده کنید ؟
مدیریت کارهای کسب و کار به شما این بهره را می‌دهد که بتوانید به سمت خودکار و اتوماتیک شدن قدم بگذارید کمک می‌کند تا اهداف سازمانی بزرگ‌تر را داشته باشید به یکسری دلایلی شما حتماً باید از سامانه BPMS استفاده کنید و آن را در کارهایتان بکار ببرید که این موارد به شرح زیر هستند:
روند افزایشی کار
اولین موردی که می‌خواهیم به شما بگوییم که چرا از این سیستم استفاده کنید روند افزایش کرده است، تغییر و ایجاد یکسری کارها در یک سازمان باید با توجه به شرایط بازار باشد؛ در واقع سامانه BPMS به سازمآن ها شرکت ها و مجموعه‌های مختلف این کمک را می‌دهد تا بتوانند تغییراتی که نیاز است با توجه به بزرگ انجام دهند یا یکسری کارها را متوقف کرده و مجدد آن ها را پیاده‌سازی کند؛ در واقع تمام این موارد دست به دست همدیگر می‌دهند تا شما بتوانید از آن ها به نحو احسن بهره بگیرید.
به عبارتی دیگر به اصلاح جریان کلی با توجه به استفاده مجدد و سفارشی کردن آن ها فرایندهای کار را بین توانایی می رساند که بتوانند بیشتر واکنش دهند و به سازمآن ها مهم‌ترین می‌دهند تا در اصطلاح بتوانند از آن ها بهره بهتری بگیرد و اگر شما می‌خواهید که همیشه یک پله به جلوتر حرکت کنید و روند صعودی داشته باشی نه نزولی به همین دلیل این است که از این سیستم استفاده کنید تا به‌صورت خودکار یکسری داده‌ها و اطلاعاتی را در اختیار شما بگذارد.
نطارت روی کارکردها
این سیستم به شما این قابلیت را می‌دهد تا بتوانید خیلی ساده و راحت روی کارکردهایتان دید بهتری داشته باشید درواقع بقاء سامانه BPMS مثل اتوماسیون شدن کار را ایجاد می‌کند و سبب افزایش شفافیت می‌گردد و به مدیریت بهتر و اصطلاح ساختارها موارد گوناگون هزینه‌ها، داده‌ها و ارسال شده ها و مواردی دیگر کمک می‌کند و باعث می‌شود تا شما دید بهتری نسبت‌به معیارهای کارکردی خودتان داشته باشید.
در واقع این نرم افزار با یکپارچه کردن فرایندهای مختلف باعث می‌شود تا شما بتوانید از آن ها بدرستی استفاده کند و همین‌طور سبب شده تا تأخیرها و موارد دیگر را بتوانیم از نزدیک ارزیابی نمایید و در صورت وجود منابع اضافه از آن ها به‌درستی استفاده کنید و موارد بیشتر را بدست آورید. پس بهترین کار این است که اگر شما می‌خواهید نظارت زیادی روی فرایندهای کاری‌تان داشته باشید از این موارد به درستی استفاده کنید.
