معرفی نرمافزار خرید و تدارکات
نرمافزار «خرید تدارکات داخلی و خارجی» فکرگستر، تمام چرخهٔ تأمین را از درخواست خرید (PR) تا دستور خرید (PO)، حمل و گمرک، کنترل کیفیت و تسویهٔ مالی، یکپارچه و مکانیزه میکند. اتصال بلادرنگ با انبار، خزانهداری و حسابداری، دید 360 درجه از عملیات خرید را برای تصمیمسازی سریع و دقیق فراهم میسازد.
مزایای کلیدی
امکانات نرمافزار خرید و تدارکات
- دريافت مکانیزهٔ نیازهای واحدها در قالب PR و تعیین مراحل پیگیری برای PR/RFQ/Contract/PO.
- ثبت اطلاعات تکمیلی برای درخواستها، استعلامها، قراردادها و سفارشها.
- بانک اطلاعاتی خریدهای گذشته (کالا/خدمت، فروشنده، کارپرداز، تاریخ، مبالغ، کیفیت، ضمانتها).
- خرید اقلام بدون کاردکس، قیمتگذاری رسیدهای خرید از روی فاکتور خرید.
- ارزیابی پیمانکاران/تأمینکنندگان بر پایهٔ دادههای واقعی سیستم.
- ثبت سفارشها، اطلاعات حمل و پارتیهای حمل؛ کنترل مقداری قراردادهای خرید.
- درخواست وجه از مالی، ارتباط با انبار برای GRN، ارتباط با خزانهداری برای پرداختها.
- یکپارچگی با چند نقطهٔ تدارکات و سیستم کنترل تولید برای ساخت برونسازمانی و پیشبینی نیاز آتی.
- اتصال قراردادهای خرید تدارکات به سیستم قراردادها؛ صدور اسناد خرید به حسابداری.
- ارجاع یک قلم درخواست به چند کارشناس/منبع داخلی و خارجی با مقادیر دلخواه.
- ثبت/مدیریت تنخواه؛ گزارش عملکرد تنخواه برای تسویه/ترمیم.
گزارشات نرمافزار
- گزارشات ماهانهٔ اسناد تدارکات و رهگیری ارتباط اسناد.
- خلاصه قرارداد و مجوزها با فیلترهای مشتری/کالا/وضعیت، به تفکیک سفارش و بارنامه.
- گزارشهای تاریخچهای/عملیاتی/مدیریتی بهصورت آماری و نموداری + خروجی اکسل.
- گزارش فروشندگان، شرکتهای بیمه/بازرسی و سازمانهای مجوزدهنده.
نقش BOS در خرید
BOS قوانین کنترلی (Rule Engine) نظیر آستانههای پذیرش، الزامیبودن اسناد، و ممنوعیت GRN نهایی بدون IQC برای اقلام حیاتی را اجرا میکند؛ در مغایرتهای 3-Way Match ارجاع خودکار به مدیران مالی/تدارکات انجام میشود و با داشبوردهای لحظهای KPI، تصمیمها مبتنی بر داده میگردد.
شاخصهای KPI
| شاخص | تعریف | هدف نمونه |
|---|---|---|
| زمان چرخهٔ خرید | PR→PO→Release | کاهش ۲۰٪ سالانه |
| دقت 3-Way Match | فاکتورهای بدون مغایرت | ≥ ۹۸٪ |
| OTD تأمینکننده | درصد تحویل بهموقع | ≥ ۹۵٪ |
فرآیند خرید خارجی از درخواست خرید تا دستور خرید و ترخیص
۱) PR
ثبت نیاز با HS/Spec/Qty/NeedDate/Budget و سطح کیفیت/AQL.
۲) استعلام/ارزیابی
RFQ/RFP، Proforma با Incoterms، شروط پرداخت (TT/LC/DP/DA)، Lead Time و MOQ؛ مقایسه قیمت Landed و ریسک.
۳) PO
صدور PO از روی PR/Proforma با حمل، بیمه، Split و Milestoneهای پرداخت.
۴) پرداخت و لجستیک
گشایش اعتبار/TT، رزرو حمل، اسناد Invoice/Packing/COO/BL یا AWB/Insurance/Inspection.
۵) گمرک و ترخیص
ثبت سفارش/اظهار، حقوق و عوارض، انبار گمرک، ترخیص و حمل داخلی.
۶) GRN + QC
دریافت به حالت On-Hold تا انجام IQC طبق AQL؛ سپس Release/Hold/Reject.
۷) 3-Way Match
تطبیق فاکتور با PO و GRN؛ ارجاع خودکار مغایرتها در BOS.
نگاشت دادهای PR → PO → Shipment
| موجودیت | فیلدهای کلیدی | ارجاع |
|---|---|---|
| PR | ItemCode, Spec, Qty, NeedDate, Budget, AQL | برنامهریزی/متقاضی |
| Proforma | Incoterms, PaymentTerms, LeadTime, Price, Currency | ← PR → PO |
| PO | Supplier, ShipMode, Split, Milestones | ← PR/Proforma |
| Shipment | ETD/ETA, Carrier, BL/AWB, Insurance | ← PO |
| Customs | HS, Duties/Taxes, Declaration | ← Shipment |
| GRN | ReceivedQty, DamagedQty, Lot | ← Customs |
وضعیتها و SLA پیشنهادی
| مرحله | وضعیت | SLA نمونه |
|---|---|---|
| PR | Draft → Submitted → Approved | ≤ ۲ روز |
| RFQ | Sent → Received → Compared | ۳–۷ روز |
| PO | Approved → Released | ≤ ۲ روز |
| Shipment | Booked → In Transit → Arrived | وابسته به Lead Time |
| Customs | Declared → Cleared | ۲–۱۰ روز |
| GRN/QC | Received → Inspected → Released/Hold/Reject | ۴۸–۷۲ ساعت |
مدارک الزامی در خرید خارجی
- Commercial Invoice، Packing List، Certificate of Origin
- Bill of Lading / Air Waybill، Insurance Policy
- Pre-Shipment Inspection (در صورت الزام)، گواهیهای کیفیت/استاندارد (CE/ASTM/ISO)، MSDS
هر سند به Shipment و PO لینک شده، وضعیت دریافت/تأیید و تاریخ آن ثبت میشود.
کنترل کیفیت در خرید: IQC، PSI و FAI
نقاط کنترل کیفیت
- پیش از PO: بازبینی Spec/BOM، تعیین Criticality و AQL، ارزیابی ریسک تأمینکننده.
- حین ساخت/پیش از حمل: PSI/FAI طبق قرارداد؛ Golden Sample و CoC/COA.
- پس از ورود: IQC مبتنی بر AQL؛ ثبت NCR و تصمیم Release/Hold/Reject/Rework.
- پس از استفاده: فیدبک کیفیت از تولید/خدمات → بازنگری امتیاز تأمینکننده.
نمونهبرداری بر اساس AQL
| سطح | AQL | نمونهبرداری | قبولی |
|---|---|---|---|
| Critical | 0.65 | سختگیرانه | ۰ نقص Critical |
| Major | 1.0–1.5 | نرمال/سختگیرانه | طبق جدول AQL |
| Minor | 2.5–4.0 | نرمال | طبق جدول AQL |
فیلدهای «AQL» و «Criticality» را در PR/PO اجباری کنید تا فرم IQC خودکار پر شود.
مدیریت عدم انطباق (NCR) و اقدام اصلاحی (CAPA)
- ثبت NCR با عکس، Lot/Batch، نوع نقص (Critical/Major/Minor).
- Disposition: Reject/Return/Rework/Use-as-is (Concession).
- CAPA: 5Why/Fishbone، مهلت و ارزیابی اثربخشی؛ اثر مستقیم روی پرداخت/امتیاز فروشنده.
KPIهای خرید و کنترل کیفیت
| KPI | تعریف | هدف نمونه | مالک |
|---|---|---|---|
| OTD تأمینکننده | درصد تحویل بهموقع | ≥ 95% | تدارکات |
| PPM | نرخ عیب در یک میلیون | ≤ 500 | QC |
| نرخ NCR | NCR / تعداد GRN | ≤ 2% | QC |
| Lead Time خرید خارجی | از PO تا Release انبار | -15% سالانه | تدارکات |
| دقت 3-Way Match | فاکتورهای بدون مغایرت | ≥ 98% | مالی |
| Cycle Time IQC | از GRN تا پایان بازرسی | ≤ 48h | QC |
| COPQ | هزینه کیفیت پایین | روند کاهشی | QC/تدارکات |
سوالات متداول
آیا نرمافزار با انبار و خزانهداری یکپارچه است؟
بله؛ ثبت GRN، درخواست وجه، پرداختها و 3-Way Match بهصورت یکپارچه انجام میشود.
امکان اعمال AQL و IQC برای اقلام حیاتی وجود دارد؟
بله؛ سطح Criticality و AQL از PR/PO به فرم IQC منتقل و کنترلهای لازم اعمال میشود.
آیا خرید خارجی (حمل/گمرک/اسناد) پوشش داده میشود؟
بله؛ ماژول خرید خارجی اسناد حمل و گمرک را رهگیری و وضعیت ترخیص را پایش میکند.
درخواست دمو و مشاوره
برای مشاهدهٔ دموی زنده یا دریافت مشاورهٔ تخصصی با کارشناسان فکرگستر در ارتباط باشید.
