سامانه ارجاعات و اتوماسیون اداری

توضیحات

امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی، لزوم پاسخ گویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول کرده است. بدین منظور استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آن ها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد.

اتوماسیون اداری در حقیقت یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری های استراتژیک محسوب می‌گردد که از نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان می باشد که به صورت اسناد و مدارک تهیه گردیده است. نرم افزار اتوماسیون اداری به وسیله خودکارسازی فرآیندهای اداری با دربر گرفتن طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در اين حوزه از جمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل و ... فرایند انجام کارها را در سازمان ها و ادارات تسهیل نموده و موجب رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی سازمان می گردد.

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری برآيند:

• قابلیت Work flow engine جهت کلیه فرم ها.
• ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها به صورت گرافیکی.
• تعریف شروط و تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند.
• برقراری ارتباط با بانک های اطلاعاتی مختلف و تصمیم گیری طبق اطلاعات موجود آن ها در حین گردش کار و فرآیند.
• امضای الکترونیکی فرم ها با تعیین اولویت کاربران.
• تعریف چارت سازمانی جهت تعیین سطوح دسترسی برای تائید فرم ها.
• قابلیت اطلاع رسانی با استفاده از پیام کوتاه.
• تعیین سطوح دسترسی کاربران با توجه به انواع فرم های تعریف شده.

امکانات :

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برآيند:

• ثبت اطلاعات مکاتبات داخلی و نامه های وارده و صادره.
• امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها.
• تعریف شرکت های متعدد و پروژه های مختلف کنترل مکاتبات.
• امکان معرفی چارت سازمانی و منابع انسانی به موتور گردش کار.
• مدیریت و اجرای چندین فرآیند هم زمان.
• امکام import , export یک گردش کار و فرآیند.
• ثبت نامه برای کاربر در بخش خود.
• امکان شماره گذاری نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمانی.
• اولویت بندی ارجاعات از نظر زمان پاسخ دهی و مهلت پاسخ .
• تعیین سطح دسترسی کاربران به نامه ها.
• بایگانی نامه در هر مرحله از ارجاع.
• ثبت جلسات و تعیین و تعریف صورت جلسات مربوطه.
• اعلام پیام جهت یادآوری جلسات و قرارها از قبل.
• امکان ثبت درخواست های مرخصی، ماموریت، اضافه کاری و وسایل نقلیه به صورت انفرادی و گروهی.
• امکان طبقه بندی اسناد و مدارک سازمانی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و ...).
• پیگیری کارهای ارجاع شده و کنترل و تائید اقدامات.
• اعلام دریافت نامه یا فکس جدید، کنترل شماره و تاریخ نامه جهت جلوگیری از درج اشتباه.
• نگهداری یک نسخه از مکاتبات در بایگانی و یا به گردش انداختن آن.
• ارجاع کلیه مکاتبات با تعیین سطح دسترسی به واحد های دیگر بدون وجود کاغذ.
• تعریف طبقه بندی انواع مکاتبات و اولویت مکاتبات و زمان پاسخ دهی .
• تعریف دبیرخانه در سازمان یا شرکت و امکان اجرای عملیات مرتبط با آن.
• تسهیل در ثبت مکاتبات از طریق تعریف و به کارگیری الگوهای آن.
• مشخص شدن اصل و رونوشت در هنگام ثبت نامه وارده.
• امکان تعریف و استفاده از کلیدواژه و جستجوی نامه ها بر اساس آن.
• تعریف پرسنل شرکت به تفکیک پست های سازمانی و تعیین سطوح دسترسی افراد با در نظر گرفتن ارجاع مکاتبات.

گزارشات :

گزارشات نرم افزار اتوماسیون اداری برآيند:

• گزارش از چگونگی و زمان استفاده کاربران از برنامه.
• گزارش گیری از کلیه مراحل و امکانات مذکور و همچنین زمان ورود و خروج کاربران و عملیات انجام شده.
• امکان تنظیم نمای گزارش مطابق با خواسته های سازمان.
• تعریف مجوزهای گوناگون جهت مدیریت بهر گزارشات و دسته بندی گزارشات.
• امکان تولید نمودارهای آماری بر حسب فیلدهای اطلاعاتی گزارش (میله ای، خطی، پشته ای).