اسنپشات از گزارشات هوش تجاری چیست؟
اسنپشات از گزارشات هوش تجاری یعنی تهیه یک تصویر لحظهای، معتبر و قابل استناد از دادههای عملیاتی سازمان؛ تصویری که قابل ارسال، ذخیره و مقایسه در بازههای زمانی مختلف باشد. این روش باعث میشود گزارشات BI فقط پویا نباشند، بلکه نسخههای ایستا (Snapshot) هم داشته باشند تا بتوان روندها را تحلیل کرد.
در سازمانهایی مثل فکرگستر که ERP، BOS و BPMS را همزمان در جریان داده دارند، اسنپشات کمک میکند خروجیهای روزانه، هفتگی یا دورهای در سطح مدیریت ثابت بماند و از تغییر لحظهای دادهها سردرگمی ایجاد نشود.
چرا به اسنپشات نیاز داریم؟
- یکسانسازی منبع تصمیم: همه مدیران به یک نسخه از گزارش نگاه میکنند.
- قابلیت مقایسه: میتوان اسنپشات امروز را با هفته قبل مقایسه کرد.
- قابلیت بایگانی: در ممیزی و کنترل داخلی، نسخه اسنپشات قابل ارائه است.
- سرعت تصمیمگیری: دیگر نیازی به اجرای مجدد کوئریهای سنگین نیست.
ساختار پیشنهادی اسنپشات
چرخه ذخیرهسازی اسنپشات در بازههای زمانی
گزارش زنده (Live) همیشه آخرین داده را نشان میدهد، اما در بسیاری از سناریوهای مدیریتی باید بدانیم «ساعت ۱۰ دیروز» یا «پایان شیفت قبل» دادهها چه شکلی بودهاند. به همین دلیل در اکوسیستم فکرگستر یک سرویس زمانبندیشده وجود دارد که در بازههای مشخص، دادههای کلیدی را میخواند و بهصورت اسنپشات ذخیره میکند. این یعنی:
- داده در لحظهٔ برداشت منجمد (Freeze) میشود.
- زمان برداشت، منبع و نوع گزارش در رکورد اسنپشات ثبت میشود.
- گزارشات جامع بعدی میتوانند به جای دیتابیس زنده، از این آرشیو استفاده کنند.
- مقایسه «برنامهریزی تولید» با «تولید واقعی» در چند هفتهی متوالی امکانپذیر میشود.
مزیت اصلی این کار این است که تغییرات دادههای عملیاتی دیگر باعث تغییر ناخواسته گزارش مدیریتی نمیشود؛ مدیر همیشه میتواند به اسنپشات ذخیرهشده رجوع کند و همان عدد را ببیند.
| بازهٔ زمانی | منبع داده | شاخصهای ذخیرهشده | هدف گزارش | دوره نگهداری |
|---|---|---|---|---|
| ساعتی / شیفتی | تولید، توقفات، موجودی خط | OEE، نرخ توقف، سفارش در صف | کنترل عملکرد لحظهای | ۷ روز |
| روزانه | ERP، فروش، BPMS | فروش روز، فرایندهای باز، انبار نهایی | گزارش BOS روزانه | ۳۰ روز |
| هفتگی | تولید و برنامهریزی تولید | تولید واقعی، ظرفیت برنامهریزیشده، انحرافات | گزارش عملکرد واحد تولید | ۹۰ روز |
| ماهانه | مالی، CRM، فروش | درآمد، حاشیه سود، رضایت مشتری | گزارش هیئتمدیره / حسابرسی | ۱۲ ماه |
حالا وقتی مدیر «گزارش جامع عملکرد تولید در سه ماه گذشته» را میخواهد، سیستم بهجای اجرای دوبارهی محاسبات سنگین، همین اسنپشاتهای هفتگی و ماهانه را کنار هم میگذارد و گزارش را میسازد. این کار هم سریعتر است و هم از نظر حسابرسی قابلدفاعتر.
KPIهای کلیدی چرخه اسنپشات
برای اینکه مطمئن شویم مکانیزم ذخیرهسازی دورهای درست کار میکند، میتوان این چهار شاخص را در داشبورد مدیریتی نمایش داد:
وقتی این KPIها در همان هرو یا در داشبورد BOS نمایش داده شوند، مدیر مطمئن است که اسنپشاتها بهموقع ذخیره شده و گزارشهای جامع واقعاً به دادههای بایگانیشده تکیه میکنند.
ارتباط اسنپشات با BOS
BOS بهعنوان سیستم عامل کسبوکار، کانال اصلی نمایش وضعیت سازمان است. وقتی اسنپشات BI را در BOS قرار میدهیم، مدیر فقط یک داشبورد باز میکند و همه چیز را میبیند، میتوان اسنپشاتهای مختلف (فروش، تولید، خدمات پس از فروش) را در تبهای BOS گروهبندی کرد و سیاستهای دسترسی BOS روی اسنپشات هم اعمال میشود.
ارتباط اسنپشات با BPMS
در BPMS معمولاً فرایندها طولانی، چندمرحلهای و وابسته به کارتابلها هستند. اسنپشات در اینجا یک نقش مهم دارد: نمایش سلامت فرایند. هنگام طراحی گزارشات فرایند میتوان این موارد را در اسنپشات گنجاند:
- تعداد فرایندهای در وضعیت «در انتظار اقدام»
- میانگین زمان ماندگاری در گرههای حساس
- فرایندهایی که SLA را رد کردهاند
به این ترتیب مدیر BPMS به جای جستجو در چندین گزارش، یک اسنپشات مدیریتی میبیند و اگر لازم بود، به گزارش تفصیلی برود.
کاربرد در تولید و برنامهریزی تولید
در حوزه تولید، دادهها سریع تغییر میکنند: موجودی، سفارش، بچ/سری ساخت، توقفات. اگر گزارش لحظهای را به مدیر تولید بدهید، ممکن است بعد از چند دقیقه مقدار آن تغییر کرده باشد. اسنپشات این مشکل را برطرف میکند و تصویری ثابت از زمان مشخص میدهد.
- اسنپشات ظرفیت خطوط تولید در ابتدای شیفت
- اسنپشات وضعیت سفارشات در صف تولید
- اسنپشات OEE روزانه
برای تکمیل زنجیره اطلاعات تولید، میتوانید این صفحهها را هم در وبسایت داخلی لینک کنید: نرمافزار تولید کارخانه، نرمافزار برنامهریزی تولید و سیستم BPMS فکرگستر.
سوالات متداول
آیا اسنپشات فقط یک تصویر است؟
در ظاهر بله، اما پشت آن یک کوئری زمانمند، منبع داده مشخص و متادیتای قابل استناد وجود دارد.
هر چند وقت یکبار باید اسنپشات گرفته شود؟
بسته به نوع داده: برای تولید ممکن است روزانه/شیفتی، برای مالی هفتگی، برای مارکتینگ ماهانه.
میتوان اسنپشات را به مشتری یا حسابرس هم داد؟
اگر در BOS یا پورتال خارجی نقشگذاری شده باشد، بله؛ فقط باید روی Safe-Click و تاریخ اخذ اسنپشات تاکید کنید.
