TL;DR — چرا اتوماسیون اداری فکرگستر؟
برای سازمانهایی که با انبوه مکاتبات و ارجاعات درگیرند، این پلاگین با تکیه بر BOS و BPMS چرخهٔ نامه تا امضا را کوتاه میکند، خطا را میکاهد و شفافیت را افزایش میدهد؛ کارتابل مدیران و داشبورد KPI تضمین میکند هیچ کاری از SLA خارج نشود.
اتوماسیون اداری و ارجاعات چیست؟
سامانهای برای ثبت نامهها، یادداشتها، صورتجلسات و پیگیری ارجاعات که از ورودیها (ایمیل، دبیرخانه، وبفرم) تا خروجیها (ابلاغ، امضا، بایگانی) را پوشش میدهد. هستهٔ سیستم بر پایهٔ نقشها و سیاستهای BOS عمل کرده و مسیرهای ارجاع را طبق قواعد سازمانی شما هدایت میکند.
قابلیتهای کلیدی
- ثبت انواع مکاتبات (ورودی/خروجی/داخلی) با متادیتای قابلپیکربندی و الگوهای شمارهگذاری.
- ارجاعهای تکمرحله/چندمرحله، موازی/سلسلهمراتبی، با توضیح، ضربالاجل و چکلیست.
- کارتابل هوشمند مدیران: فیلترها، تگها، اولویتها، SLA و اعلانها (ایمیل/موبایل).
- امضای الکترونیک (USB Token/OTP)، اثرانگشت رخداد و لاگهای قانونی.
- آرشیو و پیوستها با OCR، نسخهگذاری و سیاست نگهداری (Retention Policy).
- هماهنگی با جلسات/تقویم، تولید صورتجلسه و ارجاع وظایف مصوب به BPMS.
- یکپارچگی با ایمیل/اکتیودایرکتوری/SSO، درگاههای ورودی و وبسرویس REST.
امکانات نرمافزار اتوماسیون اداری — برآیند
- ثبت اطلاعات مکاتبات: مکاتبات داخلی و نامههای وارده/صادره با فیلدهای قابلپیکربندی.
- ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها.
- تعریف شرکتهای متعدد و پروژههای مختلف و کنترل مکاتبات مرتبط.
- معرفی چارت سازمانی و منابع انسانی به موتور گردشکار (BOS/BPMS).
- مدیریت و اجرای چندین فرآیند بهصورت همزمان (Parallel Instances).
- امکان
Import/Exportگردشکار و فرآیند. - ثبت نامه برای کاربر در بخش خود (کارتابل شخصی/واحدی).
- شمارهگذاری نامههای داخلی مطابق ساختار شمارهگذاری سازمانی.
- اولویتبندی ارجاعات بر اساس مهلت پاسخ و SLA.
- تعیین سطح دسترسی کاربران به نامهها (نقش/واحد/محرمانگی).
- بایگانی نامه در هر مرحله از ارجاع و نگهداری نسخهها.
- ثبت جلسات و تعریف صورتجلسات مربوطه و ارجاع مصوبات.
- اعلان یادآوری جلسات و قرارها از قبل (Notification/Calendar).
- ثبت درخواستهای مرخصی، مأموریت، اضافهکاری و وسایل نقلیه بهصورت انفرادی و گروهی.
- طبقهبندی اسناد و مدارک (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و ...).
- پیگیری کارهای ارجاعشده و کنترل/تأیید اقدامات.
- اعلام دریافت نامه یا فکس جدید؛ کنترل شماره و تاریخ برای جلوگیری از خطا.
- نگهداری یک نسخه در بایگانی یا به گردش انداختن آن طبق سیاست.
- ارجاع مکاتبات با تعیین سطح دسترسی به واحدهای دیگر، بدون کاغذ.
- تعریف طبقهبندی انواع مکاتبات، اولویت و زمان پاسخدهی.
- تعریف دبیرخانه و اجرای عملیات مرتبط (ثبت، شماره، صادره/وارده).
- تعریف و بهرهگیری از الگوهای مکاتبه برای تسهیل ثبت.
- مشخصکردن اصل و رونوشت هنگام ثبت نامهٔ وارده.
- تعریف کلیدواژه و جستوجوی مکاتبات بر مبنای آنها.
- تعریف پرسنل به تفکیک پستهای سازمانی و تعیین سطوح دسترسی با درنظرگرفتن ارجاعات.
نقش BOS در اتوماسیون اداری
در فکرگستر، BOS لایهٔ «سیستمعامل کسبوکار» است؛ مدل دادهٔ مشترک، هویت و دسترسی، سیاستها و پایش عملکرد را یکسان میکند تا اتوماسیون اداری بهجای یک جزیره، در قلب جریان ارزش سازمان قرار گیرد.
- مدل دادهٔ مشترک: واحد، نقش، پست سازمانی، طبقهبندی محرمانگی، فرهنگواژهٔ مکاتبات.
- سیاستها و دسترسی: ماتریس دسترسی مبتنی بر نقش/ردهٔ محرمانگی، وراثت و استثنا.
- رویدادها و هشدارها: رویدادهای «نامه ثبت شد/ارجاع شد/از SLA عبور کرد» برای اعلان و اتوماسیون.
- KPI & SLA: تعریف و پایش شاخصها بهصورت یکپارچه با سایر پلاگینها (انبار، خدمات، تولید).
- یکپارچگی با BPMS: تبدیل ارجاعات پرتکرار به فرآیندهای استاندارد، با فرمها و قوانین قابلتغییر.
شاخصهای KPI و SLA در اتوماسیون
| شاخص | تعریف/فرمول | هدف توصیهشده | یادداشت BOS |
|---|---|---|---|
| زمان چرخهٔ نامه (Cycle Time) | از ثبت تا امضای نهایی/بایگانی (میانگین روز) | کاهش ۳۰–۵۰٪ | تفکیک بر اساس نوع مکاتبه، واحد، محرمانگی |
| پاسخگویی در SLA | % ارجاعات بستهشده ≤ ضربالاجل تعریفشده | > ۹۰٪ | قواعد SLA در BOS مدیریت میشود |
| نرخ بازگشت ارجاع | ارجاعهای برگشتی به علت نقص / کل ارجاعات | < ۵٪ | تحلیل علل رایج برای بهبود فرمها |
| سن بکلاگ کارتابل | میانگین روز از ورود تا اقدام اول | < ۲ روز | آلارم برای موارد > آستانه |
| پوشش اتوماسیون | مکاتبات دیجیتال / کل مکاتبات | > ۸۵٪ | پیگیری الزامات «بدون کاغذ» |
| سهم امضای دیجیتال | اسناد امضاشده دیجیتال / کل اسناد امضا | > ۷۰٪ | یکپارچه با HSM/Token |
| نرخ پذیرش موبایل | ارجاعات اقدامشده در موبایل / کل ارجاعات | > ۵۰٪ | ارتباط با اپلیکیشنهای موبایل |
سناریوهای واقعی فکرگستر
ثبت نامه ورودی تا پاسخ
- ثبت نامه با متادیتا (مرجع، موضوع، محرمانگی، مهلت پاسخ).
- ارجاع خودکار به دبیر واحد مربوط طبق قواعد BOS.
- تهیهٔ پیشنویس پاسخ، امضای دیجیتال و ارسال/بایگانی.
مصوبات جلسه و پیگیری
- ثبت جلسه و صورتجلسه در اتوماسیون.
- تبدیل مصوبات به وظایف در BPMS و ارجاع به مجریان.
- پایش انجام کار و گزارش وضعیت در داشبورد KPI.
مرخصی/ماموریت
فرمهای استاندارد، ارجاع سلسلهمراتبی، کنترل سقفها و اتصال به HR؛ قابل ارتقاء به فرآیند BPMS.
معماری و یکپارچگی
- روشهای ورود: دبیرخانه، ایمیل (IMAP/SMTP)، وبفرم، API.
- SSO/LDAP: ورود یکپارچه و نگاشت نقشها از اکتیودایرکتوری.
- REST APIs: ایجاد/ارجاع/وضعیت/جستجو، Webhook برای رویدادها.
- امضا: پشتیبانی Token/HSM، ثبت اثرانگشت رخداد و زنجیرهٔ اعتماد.
- استقرار: آفرنده (وب) و برآیند (ویندوز)، on‑prem و Private Cloud.
امنیت و دسترسی
سیاستهای محرمانگی، سطحبندی دسترسی روی مکاتبات/پیوستها، لاگ ممیزی و ثبت کامل رخدادها؛ تمامی سیاستها از طریق BOS پیادهسازی و پایش میشود.
آمادهاید چرخهٔ مکاتبات سازمان را کوتاه کنید؟
تجربهٔ اتوماسیون اداری و ارجاعات فکرگستر را در محیط واقعی تیم خود ببینید.
سوالات پرتکرار
اتوماسیون اداری فکرگستر چه مسئلهای را حل میکند؟
نقش BOS در این محصول چیست؟
آیا امضای دیجیتال و موبایل پشتیبانی میشود؟
امکان گزارشگیری KPI و SLA وجود دارد؟
کلیدواژههای پیشنهادی برای سئو
اینها را در هدینگها/انکرها و پاراگرافها توزیع کنید تا لانگتیلها را نیز پوشش دهیم:
اتوماسیون اداری نرم افزار اتوماسیون اداری سیستم ارجاعات اداری کارتابل مدیران ثبت و بایگانی مکاتبات امضای الکترونیک اتوماسیون مکاتبات سازمان بدون کاغذ گردش کار مکاتبات SLA مکاتبات KPI اتوماسیون اداری BOS در اتوماسیون BPMS و ارجاعات بایگانی دیجیتال مدیریت جلسات و صورتجلسه وب سرویس اتوماسیون اداری SSO و LDAP اپلیکیشن موبایل اتوماسیون
.jpg)
